Bron: UNIZO
http://www.unizo.be/ondernemersnieuws/wat_moet_er_op_uw_factuur_staan.html
Een factuur is meer dan een briefje met een bedrag erop dat uw klant uitnodigt te betalen voor geleverde producten of diensten. Vooral de btw-wetgeving verplicht u daarop welbepaalde gegevens over koper en verkoper te vermelden. Zeker als u pas een zaak start of van plan bent nieuwe facturen te laten drukken, kijkt u best goed na welke gegevens er wettelijk verplicht moeten opstaan om problemen te voorkomen.
1. ‘Factuur’: het woord ‘Factuur’ dient uitdrukkelijk vermeld te worden op het formulier
2. Datum van uitreiking: de factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand die volgt op de maand waarin de BTW opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs, bv. wanneer de goederen werden geleverd of de dienstverlening voltooid.
3. Het volgnummer waaronder de factuur wordt ingeschreven in uw uitgaande facturenboek. Het nummer mag opgesteld zijn volgens verschillende reeksen (bijvoorbeeld een dagboek voor intracommunautaire handelingen en een dagboek voor nationale leveringen). Het moet de factuur duidelijk identificeren en hetzelfde nummer dragen als in het overeenstemmende dagboek.
4. Identiteit van de leverancier. Niet alleen op de originele factuur die u bezorgt aan de klant maar ook op het dubbel van de factuur dat u bewaart voor uw eigen boekhouding, moeten worden vermeld: de naam van de leverancier (natuurlijke persoon of vennootschap nv X of bvba Y), het adres van de maatschappelijke of administratieve zetel (mogelijk uw woonplaats), het btw-nummer (ondernemingsnum-mer BE……) en een bankrekeningnummer.
Aan te raden is ook uw ‘International Bank Account Number’ (IBAN) en uw ‘Bank Identificatie Code’ (BIC)
Opgelet: sinds 1 januari 2010 moeten ook ondernemingen die onder het vrijstellingsregime voor ‘kleine ondernemingen’ vallen de vermelding ‘BE’ voor hun btw-nummer zetten en dit dus op hun facturen, bestelbons… en dergelijke aanpassen.
5. Identiteit van de klant: naam, adres en (eventueel) btw-nummer van de klant, de ‘medecontractant’.
6. Is de leverancier of een klant niet in België gevestigd, dan kan hij zich laten vertegenwoordigen door een aansprakelijk vertegenwoordiger of een vooraf gekend persoon. In dit geval dienen ook hun ge-gevens opgenomen te worden op de factuur.
7. De omschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en/of de verstrekte diensten (werkuren), nodig om het juiste btw-tarief te kunnen bepalen. De mededeling 'voor gepresteerde diensten' zonder verdere specificaties, is dus in principe onvoldoende.
8. De datum van de levering van goederen of diensten, of de datum van de incassering van de prijs of een deel ervan. Deze datum stemt overeen met de datum waarop de btw opeisbaar wordt.
9. De maatstaf van heffing is het bedrag exclusief btw en dus de basis waarop de btw wordt berekend. De maatstaf van heffing dient vermeld per tarief en per vrijstelling, ongeacht of er meerdere goederen of diensten worden gefactureerd. Indien er prijskortingen worden toegestaan moeten deze eveneens worden vermeld.
10. De tarieven en het totale bedrag van de verschuldigde btw, zowel in procent (btw-voet) als in euro.
11. Verwijzing naar eerdere stukken: wanneer er vooraf al een voorschotfactuur of een gedeeltelijke factuur werd uitgereikt, dient elk later uitgereikt stuk te verwijzen naar de vorige stukken die op dezelfde belastbare handeling betrekking hadden. Hetzelfde geldt als er een creditnota moet worden opgemaakt.
12. Alle andere vermeldingen over bijzonderheden of afwijkingen, zoals voorgeschreven door het Wetboek BTW. Bedoeld wordt hier onder meer de handelingen verricht onder de margeregeling, de verkopen op proef of zendingen in consignatie.
13. Verwijzingen naar de btw-wetgeving ingeval van vrijstelling van btw. De factuur moet vermelden op basis van welke wettelijke bepalingen er een btw-vrijstelling kan ingeroepen worden, bijvoorbeeld:
- artikel 39bis W.BTW (intracommunautaire leveringen);
- artikel 39 W.BTW (uitvoer);
- artikel 39quater W.BTW (BTW-entrepot);
- artikel 40, § 1 BTW (vrijgestelde invoer en intracommunautaire verwervingen);
- artikel 40, § 2 W.BTW (douaneregelingen en douane-entrepot);
- artikel 42, §§ 1 en 2 W.BTW (handelingen m.b.t. zeeschepen en luchtvaartuigen);
- artikel 42, § 3 W.BTW (diplomatiek verkeer);
- artikel 51, §2 W.BTW (belasting te voldoen door medecontractant).
14. Algemene voorwaardenUw algemene verkoopvoorwaarden moeten niet alleen verplicht vermeld staan op de bestelbon of orderbevestiging, maar ook op de factuur. Het zijn de voorwaarden waartegen de partijen contracteren, die zij dus moeten kennen én aanvaarden om de overeenkomst geldig te maken.
Staan uw algemene voorwaarden op de achterkant van uw factuur, dan moet er op de voorzijde minstens duidelijk naar verwezen worden. Daarbij moet ook de expliciete vermelding staan dat ze ‘deel uitmaken van de overeenkomst en dat ze door de koper gekend en aanvaard zijn.’
In uw algemene voorwaarden kan u een betalingstermijn opnemen, vanaf wanneer er verwijlintresten beginnen te lopen, of meteen een uiterste betaaldatum (vervaldatum) bepalen. Zo vermijdt u vervelende betwistingen over het aanvangen en aflopen van die termijn. U kunt klanten ook aanmoedigen om vroeg te betalen door op uw factuur een korting toe te staan bij betaling vóór een bepaalde datum.
Een correcte factuur voorkomt problemen
Het ontbreken van of onjuistheden in de vermeldingen op uw facturen kan voor uzelf aanleiding geven tot een boete gaande van € 50 per factuur tot 200 procent van de op de gefactureerde handelingen verschuldigde btw. In principe kunnen uw klanten ook geen btw aftrekken van facturen die niet reglementair werden opgesteld. U kan maar beter voorkomen dat ze om die reden uw factuur gaan betwisten. Het kost u immers weinig moeite om op uw pc de nodige aanpas-singen te doen om volledig wettelijk in orde te zijn.
Zorg voor een zo helder mogelijke vormgeving, waarbij zeker het totaal te betalen bedrag, inclusief btw, onmiskenbaar en duidelijk is aangegeven. ‘Vergissingen’ daaromtrent zijn namelijk een van de vaakst voorkomende smoesjes van klanten om een onvolledige betaling te verantwoorden.
http://www.unizo.be/ondernemersnieuws/wat_moet_er_op_uw_factuur_staan.html
Een factuur is meer dan een briefje met een bedrag erop dat uw klant uitnodigt te betalen voor geleverde producten of diensten. Vooral de btw-wetgeving verplicht u daarop welbepaalde gegevens over koper en verkoper te vermelden. Zeker als u pas een zaak start of van plan bent nieuwe facturen te laten drukken, kijkt u best goed na welke gegevens er wettelijk verplicht moeten opstaan om problemen te voorkomen.
1. ‘Factuur’: het woord ‘Factuur’ dient uitdrukkelijk vermeld te worden op het formulier
2. Datum van uitreiking: de factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand die volgt op de maand waarin de BTW opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs, bv. wanneer de goederen werden geleverd of de dienstverlening voltooid.
3. Het volgnummer waaronder de factuur wordt ingeschreven in uw uitgaande facturenboek. Het nummer mag opgesteld zijn volgens verschillende reeksen (bijvoorbeeld een dagboek voor intracommunautaire handelingen en een dagboek voor nationale leveringen). Het moet de factuur duidelijk identificeren en hetzelfde nummer dragen als in het overeenstemmende dagboek.
4. Identiteit van de leverancier. Niet alleen op de originele factuur die u bezorgt aan de klant maar ook op het dubbel van de factuur dat u bewaart voor uw eigen boekhouding, moeten worden vermeld: de naam van de leverancier (natuurlijke persoon of vennootschap nv X of bvba Y), het adres van de maatschappelijke of administratieve zetel (mogelijk uw woonplaats), het btw-nummer (ondernemingsnum-mer BE……) en een bankrekeningnummer.
Aan te raden is ook uw ‘International Bank Account Number’ (IBAN) en uw ‘Bank Identificatie Code’ (BIC)
Opgelet: sinds 1 januari 2010 moeten ook ondernemingen die onder het vrijstellingsregime voor ‘kleine ondernemingen’ vallen de vermelding ‘BE’ voor hun btw-nummer zetten en dit dus op hun facturen, bestelbons… en dergelijke aanpassen.
5. Identiteit van de klant: naam, adres en (eventueel) btw-nummer van de klant, de ‘medecontractant’.
6. Is de leverancier of een klant niet in België gevestigd, dan kan hij zich laten vertegenwoordigen door een aansprakelijk vertegenwoordiger of een vooraf gekend persoon. In dit geval dienen ook hun ge-gevens opgenomen te worden op de factuur.
7. De omschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en/of de verstrekte diensten (werkuren), nodig om het juiste btw-tarief te kunnen bepalen. De mededeling 'voor gepresteerde diensten' zonder verdere specificaties, is dus in principe onvoldoende.
8. De datum van de levering van goederen of diensten, of de datum van de incassering van de prijs of een deel ervan. Deze datum stemt overeen met de datum waarop de btw opeisbaar wordt.
9. De maatstaf van heffing is het bedrag exclusief btw en dus de basis waarop de btw wordt berekend. De maatstaf van heffing dient vermeld per tarief en per vrijstelling, ongeacht of er meerdere goederen of diensten worden gefactureerd. Indien er prijskortingen worden toegestaan moeten deze eveneens worden vermeld.
10. De tarieven en het totale bedrag van de verschuldigde btw, zowel in procent (btw-voet) als in euro.
11. Verwijzing naar eerdere stukken: wanneer er vooraf al een voorschotfactuur of een gedeeltelijke factuur werd uitgereikt, dient elk later uitgereikt stuk te verwijzen naar de vorige stukken die op dezelfde belastbare handeling betrekking hadden. Hetzelfde geldt als er een creditnota moet worden opgemaakt.
12. Alle andere vermeldingen over bijzonderheden of afwijkingen, zoals voorgeschreven door het Wetboek BTW. Bedoeld wordt hier onder meer de handelingen verricht onder de margeregeling, de verkopen op proef of zendingen in consignatie.
13. Verwijzingen naar de btw-wetgeving ingeval van vrijstelling van btw. De factuur moet vermelden op basis van welke wettelijke bepalingen er een btw-vrijstelling kan ingeroepen worden, bijvoorbeeld:
- artikel 39bis W.BTW (intracommunautaire leveringen);
- artikel 39 W.BTW (uitvoer);
- artikel 39quater W.BTW (BTW-entrepot);
- artikel 40, § 1 BTW (vrijgestelde invoer en intracommunautaire verwervingen);
- artikel 40, § 2 W.BTW (douaneregelingen en douane-entrepot);
- artikel 42, §§ 1 en 2 W.BTW (handelingen m.b.t. zeeschepen en luchtvaartuigen);
- artikel 42, § 3 W.BTW (diplomatiek verkeer);
- artikel 51, §2 W.BTW (belasting te voldoen door medecontractant).
14. Algemene voorwaardenUw algemene verkoopvoorwaarden moeten niet alleen verplicht vermeld staan op de bestelbon of orderbevestiging, maar ook op de factuur. Het zijn de voorwaarden waartegen de partijen contracteren, die zij dus moeten kennen én aanvaarden om de overeenkomst geldig te maken.
Staan uw algemene voorwaarden op de achterkant van uw factuur, dan moet er op de voorzijde minstens duidelijk naar verwezen worden. Daarbij moet ook de expliciete vermelding staan dat ze ‘deel uitmaken van de overeenkomst en dat ze door de koper gekend en aanvaard zijn.’
In uw algemene voorwaarden kan u een betalingstermijn opnemen, vanaf wanneer er verwijlintresten beginnen te lopen, of meteen een uiterste betaaldatum (vervaldatum) bepalen. Zo vermijdt u vervelende betwistingen over het aanvangen en aflopen van die termijn. U kunt klanten ook aanmoedigen om vroeg te betalen door op uw factuur een korting toe te staan bij betaling vóór een bepaalde datum.
Een correcte factuur voorkomt problemen
Het ontbreken van of onjuistheden in de vermeldingen op uw facturen kan voor uzelf aanleiding geven tot een boete gaande van € 50 per factuur tot 200 procent van de op de gefactureerde handelingen verschuldigde btw. In principe kunnen uw klanten ook geen btw aftrekken van facturen die niet reglementair werden opgesteld. U kan maar beter voorkomen dat ze om die reden uw factuur gaan betwisten. Het kost u immers weinig moeite om op uw pc de nodige aanpas-singen te doen om volledig wettelijk in orde te zijn.
Zorg voor een zo helder mogelijke vormgeving, waarbij zeker het totaal te betalen bedrag, inclusief btw, onmiskenbaar en duidelijk is aangegeven. ‘Vergissingen’ daaromtrent zijn namelijk een van de vaakst voorkomende smoesjes van klanten om een onvolledige betaling te verantwoorden.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten